Proyecto de comunicación externa de un centro educativo

Esta entrada, en el marco del curso Educación conectada en tiempo de redes organizado por el INTEF, ha sido elaborada conjuntamente por:

• Purificación Orduña Pérez @
• Andrés Vicente Hernández @
• Carlos Murat Sánchez-Guijaldo @
• Carlos Urueña Izquierdo @
• ... y nuestra tutora Belén Rojas @ que estuvo ahí cerca...

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Un Plan de Comunicación externa es algo fundamental y básico para este centro educativo. Es la estrategia que marca todas las actuaciones y herramientas que se van a utilizar y que trazarán los medios que van a posibilitar alcanzar el objetivo final.

Las tecnologías de la información y la comunicación ofrecen una gran cantidad de recursos para poder llevar a cabo un plan de comunicación, que además, podrá llegar a numerosos destinatarios. Estas tecnologías van a ser un elemento fundamental en el plan del centro, tanto posibilitando la imagen externa del centro como las relaciones que se van a establecer entre los distintos destinatarios de este plan.

Por tanto, el plan de comunicación tiene una doble vertiente. Por un lado, es el vehículo por el que se rigen las relaciones entre todos los miembros de la comunidad, y por otro, es la imagen que proyectamos hacia el exterior, es decir, lo que se transmite y que será recogido por nuestro entorno, la sociedad y nuestra comunidad educativa.

1. ANTECEDENTES

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El plan de comunicación externo que vamos a tratar está dirigido a un centro educativo genérico. De esta forma, si algún equipo directivo o persona responsable de redes sociales quiere utilizarlo, solo tendría que modificar los puntos que considere oportunos, aprovechando la base de este documento.

Los apartados en los que se divide nuestro proyecto son los siguientes:

1. Objetivos
2. Público
3. Canales
4. Contenidos-tono-línea editorial
5. Acciones
6. Cronograma
7. Responsables
8. Recursos

A continuación, se desarrollan cada uno de los apartados descritos anteriormente.

2. OBJETIVOS DEL PLAN DE COMUNICACIÓN EXTERNA

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En este punto, describimos los objetivos que con el plan de comunicación externa de nuestro centro queremos alcanzar. Los puntos más importantes son:

• Transmitir el modelo pedagógico del centro tanto a las familias como a todos aquellos que quieran inscribir al nuevo alumnado, así como a la sociedad en general.
• Diseñar y preparar la imagen del centro, tanto hacia el exterior como en el interior.
• Establecer los distintos canales que se van a utilizar para transmitir la información en sus dos vertientes: interna y externa.
• Establecer las vías de participación, relación y comunicación más adecuadas entre todos los elementos que configuran el centro educativo: profesorado, alumnado y familias.
• Diseñar métodos pedagógicos participativos.
• Facilitar a la comunidad educativa los recursos necesarios, tanto de formación como material, con el fin de integrarlos plenamente en el uso de las TIC como objetivo del centro.
• Difundir los logros alcanzados por el centro educativo, con el fin de poner en valor todo el trabajo realizado por los distintos colectivos.

2.  PÚBLICO

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Los públicos a los que va destinado este plan de comunicación son los siguientes:

• Equipo directivo.
• Profesorado.
• Alumnado.
• Familias.
• Trabajadores del centro.
• Sociedad en general (antiguos alumnos, asociaciones, futuros padres y madres, etc.).

3. CANALES

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Para conseguir estos objetivos, se van a utilizar distintos canales, en función de la información que se quiera transmitir y del público al que va a estar destinada:

• Página Web: Para proporcionar la información del centro educativo hacia el exterior, es decir, a la sociedad en general. Será información pública. Aquí se articulan los procesos institucionales: matrícula, horarios, tutorías, información didáctica.
• Blog: Habrá uno del centro educativo y cada profesor tendrá su blog de la asignatura. Se debe ir enriqueciendo a lo largo del curso con las aportaciones del alumnado. Es también una información pública.
• Twitter: Se hará un grupo entre el profesorado y el alumnado, de esta manera se garantiza la privacidad. Información semipública. Igualmente nos va a servir para difundir de forma más rápida y horizontal la información institucional (en sus diversos grados) del centro educativo.
• Facebook: Como forma de comunicación entre profesorado, alumnado y padres y madres. Se hará un grupo del colegio, por lo que la información será semipública.
• Whatsapp: Se establecerán grupos de WhatsApp tanto con los padres y madres como con el alumnado en el que se informará de actividades puntuales. Las familias pueden interactuar y dar su opinión. Es una información privada entre el profesorado, el alumnado y los padres y madres de cada grupo.
• Correo electrónico: Como forma de comunicación directa con los padres y madres, alumnado y profesorado. Este medio es el más privado, por lo que se utilizará para problemas puntuales entre los distintos grupos.
• Pinterest: Para el trabajo entre el alumnado y el profesorado como herramienta didáctica.

4. CONTENIDOS-TONO EDITORIAL

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En este apartado, vamos a desarrollar los contenidos que introduciríamos en la página web del centro, así como una página en la red social Facebook.

4.1. CONTENIDOS DE LA PÁGINA WEB:

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• Datos identificativos del centro.
• Departamentos, que forma el profesorado.
• Detalle e imágenes de las aulas del centro.
• Estudios que se cursan.
• Puntos básicos, de la forma de pasar de un curso o modalidad de formación a otro.
• Cómo llegar al centro.
• Enlaces a todos los blog del centro
• Enlaces a la página de Facebook.
• Timeline de Twitter con las intervenciones del usuario del centro educativo.

4.2. CONTENIDOS DE LA PÁGINA DE FACEBOOK:

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• Fechas de inicio y fin de clases
• Fechas de inicio y fin de trimestres.
• Fechas de evaluaciones.
• Excursiones previstas y realizadas.
• Jornadas importantes para los padres o alumnos.
• Fotos de las diferentes excursiones, o actividades interesantes.
• Información sobre proyectos que realice o participe el centro.
• Extraescolares que puedan surgir durante el curso.
• Encuesta sobre el funcionamiento del curso.

5. ACCIONES

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Tenemos que tener en cuenta los apartados anteriores en lo que se refiere a saber qué se quiere decir, a quién vamos a dirigir la comunicación y cómo se va a decir. Las acciones estarán relacionadas con los canales que hayamos decidido utilizar y como primeras actuaciones destacaremos:

• Informar al claustro de profesores y al consejo escolar del centro.
• Informar al alumnado.
• Informar a las familias del Plan de comunicación.
• Solicitar los permisos necesarios a las familias.

El plan de comunicación del centro tendrá que ser aprobado por el consejo escolar dado que es una acción institucional que afecta al proyecto educativo del centro. Por esta razón se tendrán que realizar una serie de acciones:

• Tras informar al claustro la CCP deberá coordinar el trabajo en los departamentos para ver qué acciones se ponen en marcha relacionadas con el plan de comunicación. Esto afectará a:
• Web:
• Las bitácoras de ciclo o de departamento que existieran en el centro. Estas bitácoras deben considerarse de carácter institucional.
• Las bitácoras de profesor. En este aspecto dejando un margen de libertad a cada docente  la estructura tendría que ser similar o al menos tendría que existir algún elemento visual (logo, plantilla, estilo) común a todos ellos. Debería consensuarse este tema.
• En las diferentes aulas virtuales bien con plataforma institucional propia o bien aquellas que el profesor hubiera creado motu proprio en espacios como Edmodo o RedAlumnos, se deberá proceder de igual manera que con las bitácoras.
• Redes sociales. Se debe plantear un decálogo de buenas prácticas de comunicación en las redes sociales.
• El decálogo tendrá unos puntos generales para todo el centro (familias, alumnos, profesores, usuarios del centro,...) y unos específicos dirigidos a profesores.
• Se tendrá que valorar si esos puntos específicos de los profesores son meras recomendaciones, son públicos y conocidos en la comunidad escolar o son un código de conducta strictu sensu.
• Lógicamente en este punto hay que ir dando pequeños pasos en función de la realidad. No tiene sentido sacar un código de conducta detallado, cuando la realidad de uso de las redes sociales con fin didáctico sea exiguo o nulo.
• Se debe experimentar de alguna forma o se debe tener un periodo de prueba con el plan o con un esbozo del mismo. No se va a sacar un plan perfecto desde el primer momento. El primer plan será un documento modesto que oriente lo que ya se hace como comunicación del centro y que plantee un avance. Puede realizarse esta experimentación con un plan de mejora de calidad.
• Formación inicial, más bien información previa. Mientras se dan estos pasos se articularán sesiones informativas con las familias sobre identidad digital, seguridad en la red, buenas prácticas educativas, etc.
• Después de hacer una primera formulación del plan y ponerlo en práctica con la información que fuera necesaria, se ha de proceder a la formulación seria del mismo con una duración estimada de dos o tres cursos. Esta formulación debiera realizarse desde un documento 0 realizado por un equipo del centro que pudiera ser el equipo de mejora de la experiencia de calidad que se hubiera realizado el curso anterior.
• El documento resultante debe discutirse en claustro y tener un visado previo por parte del mismo.
• Tras ese visado debiera darse a conocer a toda la comunidad educativa y abrir un periodo de sugerencias o alegaciones.
• Las sugerencias son recogidas por el equipo redactor y las integra o desestima. Aquellas propuestas desestimadas que fueran razonables tendrán una pequeña argumentación. Se decidirá cómo dar a conocer esa información, pero lógicamente las razones de los puntos desestimados no forman parte, en principio, del plan de comunicación.
• Completado el proceso se procede a integrar el plan de comunicación en el PEC con las implicaciones que tal proceso tuviera en cuanto a procedimiento y plazo.

Otras acciones serán también:

• Establecer un protocolo de dónde será publicada cada información y a quién será accesible.
• Prestar atención a la difusión en los medios de comunicación locales de las actividades de extensión organizadas por el centro y abiertas a la participación de la ciudadanía.
• Mantener una relación fluida en cuanto a gestiones y solicitud de información.
• Recopilación de la información (secretaría, equipo directivo, profesorado...) para su posterior publicación.

6. CRONOGRAMA

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En este punto habrá que tener en cuenta aspectos como formación y recursos. Una vez que tenemos claras las acciones que se llevarán a cabo tenemos que temporalizarlas; del punto anterior se infiere ya una secuencia de cronograma. Con todo habría que tener en cuenta estos elementos en la secuencia:

• Decidir quiénes van a llevar cabo el plan de comunicación y cómo se van a repartir las tareas.
• Valorar los recursos de los que se dispone.
• Crear las distintas plataformas de comunicación.
• Informar a la comunidad educativa sobre el proyecto.
• Proponer formación a todos aquellos que la necesiten.
• Presentar los distintos canales que se van a utilizar a la comunidad educativa.
• Recopilar resultados y opiniones para ir mejorando las plataformas y la gestión de la información.

7. RESPONSABLES

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Respecto al proceso de aprobación del plan descrito aparecen estos responsables:

• El equipo directivo supervisa el proceso y soluciona los problemas que surjan. Fija el primer guión de trabajo que se tratará en la CCP.
• La CCP establece el guión que los departamentos o ciclos han de tener en cuenta para revisar toda la comunicación digital del centro.
• Los jefes de departamento o coordinadores de ciclo supervisan y adaptan los entornos digitales.
• El equipo de formación de centro establece acciones informativas o formativas en la comunidad educativa.
• Las acciones formativas con alumnos se coordinan desde el plan de acción tutorial y lo supervisa el departamento de orientación.
• Las acciones informativas con las familias las coordina el jefe de actividades extraescolares del centro con el conocimiento del equipo directivo.
• Las acciones formativas con los profesores se supervisan por el responsable de formación del centro y se contacta con el centro de formación si fuera necesario.
• Se constituye un equipo de mejora en el que al menos habrá una persona del equipo directivo y que redactará el primer documento.

El plan de comunicación necesita que sea coordinado por un equipo de personas. Las tareas de ese equipo tendrán muy presente tres elementos de los que serán gestores directos:

• Sitio web del centro.
• Redes sociales del centro.
• Coordinación de las bitácoras del centro.

Si el centro fuera pequeño podría hacerlo una persona, pero, de caso contrario, debiera hacerlo un equipo de tres personas en los que cada una asumiría una de estas tres tareas.

8. RECURSOS

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La administración educativa debe proporcionar al centro los medios necesarios:

• Red de ordenadores con conexión a internet en el centro.
• Sala de informática con ordenadores para uso del alumnado.
• También puede ponerse en uso la política BYOD que los alumnos traigan dispositivos.
• Permitir el uso del teléfono móvil en el aula modificando el RRI.

Plan comunicación interna

Consejos para el uso de la red en el centro:

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• Regla 1: Nunca olvides que la persona que lee el mensaje es en efecto humano con sentimientos que pueden ser lastimados.
• Regla 2: Adhiérase a los mismos estándares de comportamiento en línea que usted sigue en la vida real.
• Regla 3: Escribir todo en mayúsculas se considera como gritar y además, dificulta la lectura.
• Regla 4: Respete el tiempo y el ancho de banda de otras personas.
• Regla 5: Muestre el lado bueno de su persona mientras se mantenga en línea.
• Regla 6: Comparta su conocimiento con la comunidad.
• Regla 7: Ayude a mantener los debates en un ambiente sano y educativo.
• Regla 8: Respete la privacidad de terceras personas, hacer un grupo contra una persona está mal.
• Regla 9: No abuses de tu poder.
• Regla 10: Ser objetivo sobre temas cuyo bien primordial no afecte el general.

Fuente: Wikipedia.

Consejos para el uso de las redes sociales en el centro:

1. Pide permiso antes de etiquetar fotografías subidas por otras personas. Puede ser que a pesar de estar publicadas online no sea conveniente estar etiquetado para alguien.
2. Utiliza las etiquetas de manera positiva, nunca para insultar, humillar o dañar a otras personas. Ayuda a crear el ambiente agradable y de confianza que a todos nos gusta compartir.
3. Mide bien las críticas que publicas. Expresar tu opinión o una burla sobre otras personas puede llegar a vulnerar sus derechos e ir contra la Ley. La libertad de expresión termina donde comienzan los derechos de los demás. La injuria, la calumnia y otras acciones contra el honor o la intimidad son delitos.
4. No hay problema en ignorar solicitudes de amistad, invitaciones a eventos, grupos, etc. Si lo hacen contigo, no insistas ni pidas explicaciones.
5. Evita la denuncia injusta como SPAM para no perjudicar a quienes hicieron comentarios correctos. La información abundante, interesante y veraz es un tesoro.
6. Usa las opciones de denuncia cuando esté justificada la ocasión. Realizar acusaciones a la ligera o de manera injusta genera desconfianza y enfado.

Cuida la privacidad de las demás personas:

1. Pregúntate qué información de otras personas expones y asegúrate de que no les importa. En ocasiones contamos aspectos de nuestra vida con otras personas o de la vida de los demás sin tener en cuenta cómo les puede afectar que eso se sepa. Respeta la privacidad de los demás como te gustaría que respetasen la tuya.
2. Para etiquetar a otras personas debes hacerlo sin engaño y asegurarte de que no les molesta que lo hagas. Cuando etiquetas a alguien estás aportando mucha información que además, en muchos casos, se propaga de forma inesperada e incómoda.
3. No puedes publicar fotos o vídeos en las que salgan otras personas sin tener su permiso, como regla general. La imagen (fotografía, vídeo…) de cada cual es un dato personal y el derecho a decidir cómo se utiliza le pertenece a esa persona en exclusiva.
4. Antes de publicar una información que te han remitido de manera privada, pregunta si lo puedes hacer. En las redes sociales, la información circula con demasiada velocidad de un lado a otro y lo que es privado se puede convertir en un secreto a voces.

Contribuye al buen ambiente de la Red:

1. Facilita a los demás el respeto de tu privacidad e intimidad. Comunica a tus contactos, en especial a los nuevos, cómo quieres manejarlas. Deja claro tu criterio para que lo puedan respetar diciéndoles qué cosas no admites como, por ejemplo, que reutilicen fotos que puedan ver en tus álbumes privados, que te etiqueten sin permiso o que expongan datos acerca de ti en páginas a la vista de otros.
2. Recuerda que escribir todo en mayúsculas puede interpretarse como un grito. Se trata de un acuerdo, de una norma no escrita que muchas personas utilizan. Tenerla en cuenta no supone esfuerzo y ayuda a entenderse bien en cualquier circunstancia.
3. Usa los recursos a tu alcance (dibujos, símbolos, emoticonos…) para expresarte mejor y evitar malentendidos. El estado de ánimo, las diferencias culturales o sociales, las experiencias previas… pueden dificultar la comunicación entre dos personas, más aún si ni están cara a cara. Comprender y utilizar símbolos de apoyo te ayudará a esquivar problemas por malas interpretaciones.
4. Ante algo que te molesta, trata de reaccionar de manera calmada y no violenta. Nunca actúes de manera inmediata ni agresiva. A veces las cosas no son como parecen. Puede que simplemente busquen la provocación o el engaño y si se reacciona mal habrán conseguido su objetivo. Puede tratarse también de errores o acciones no intencionadas.
5. Dirígete a los demás con respeto, sobre todo a la vista de terceros. Si alguien comete algún error, imprudencia o te molesta, sé amable al hacérselo ver y, si es posible, hazlo en privado.
6. Lee y respeta las normas de uso de la Red Social. No todas las redes sociales (Tuenti, Facebook,…) tienen las mismas reglas. Sin embargo, siempre son las reglas de juego de obligado cumplimiento para todos.

Fuente: Pantallas amigas.

Consejos para el uso de dispositivos móviles en el centro educativo:

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1. Tratar el dispositivo como un interlocutor más, con un rango inferior a los presenciales.
2. Priorizar los presenciales el mayor tiempo posible.
3. Interactuar responsablemente durante el tiempo que compartimos con otras personas presentes no es nada malo (a veces se puede llegar a demonizar..). Lo malo es hacer abuso hacia el dispositivo en detrimento a quien nos acompaña.
4. Intentar hacer pasar el dispositivo lo más desapercibido posible (silenciar sonidos, vibraciones y ponerlo en sitio discreto).
5. Consultar actualizaciones en el dispositivo lo mínimo posible.
6. Interaccionar lo estrictamente necesario.
7. Aprovechar breves momentos de desatención ajena o soledad para interaccionar y no molestar a nadie, si es necesario.

Fuente: Francesc Grau.

Plan de comunicación externo

En un centro educativo conviven varios grupos de personas; es habitual señalar a tres grupos: alumnado, profesorado y padres. Sin embargo, mirando un poco más ampliamente podemos señalar un total de cinco grupos:

• Alumnado: Es el grupo central del centro. Su proceso educativo debe articular todas las intervenciones sin ocultar la necesidad de su responsabilidad.

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• Profesorado: Naturalmente es el otro gran referente de la educación y existe la tendencia a situarlo como el elemento central. Su protagonismo debe pasar por saber incentivar el protagonismo educativo del alumnado. He ahí su vocación de servicio y la clave de su respuesta profesional. 

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• Padres: Es la tercera pata del banco... pero realmente es el motor inicial del proceso educativo. Salvando las dificultades laborales se ha de intentar conectar con los padres para asegurar una coincidencia en los criterios educativos.

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• Trabajadores: En un centro educativo hay numerosos profesionales que intervienen en él y sin su trabajo no se podría realizar la tarea de educar; no nos referimos a orientadores, PT... pues ellos también son educadores. Nos referimos a conserjes, personal de limpieza, comedores,.. son muchos para enumerarlos y tiene también una responsabilidad educativa.

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• Entorno educativo: El servicio educativo necesita de otros servicios con los que es necesario entrar en comunicación: mantenimiento, proveedores, libreros,... Aquí se deben incluir también los elementos de la comunidad educativa que son el entorno social del centro: Ayuntamiento, empresas donde se realizan las FCT...

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La actividad social del centro como se ve es variada y en el momento de planificar la intervención en cada uno de esos sectores no debemos olvidar tres elementos:

• Personal: En el centro hay personas que toman decisiones normalmente con buena intención y con un criterio establecido. Pero esas decisiones, sean correctas o no, han de llegar por diversos cauces a los cinco grupos referidos. Las decisiones que se tomen han de realizarse con criterios profesionales eliminando planteamientos subjetivos.
• Ambiental: Aclarado el punto personal, no debemos olvidar que toda decisión, sea cual sea, tiene una repercusión en el entorno del centro: crea un estilo de intervención o una determinada percepción de la realidad que influye en todos los agentes que tratan con el centro con independencia de su grado de cercanía e implicación con el mismo.
• Institucional: Las diversas actuaciones son percibidas como una intervención realizada por una institución con un peso fuerte en la comunidad educativa. Esto genera una responsabilidad hacia dentro y hacia fuera de la institución. En la medida en la que las decisiones tiene una coherencia se marca un estilo. A esto debemos añadir que la propia dinámica institucional de un centro educativo hace que muchas de sus actuaciones tengan un peso institucional y estructural importante. Se ha de ser muy consciente de esta realidad.

Estos cinco grupos, y con estas tres dimensiones, fundamentan la necesidad de ser consciente y de planificar la forma de relacionarse con todos ellos mediante un plan de comunicación sin perder de vista que el objetivo es el proceso de enseñanza y aprendizaje.

No se trata de crear un artificio teórico que pese como una pesada carga a la hora de abordar la relación con los cinco colectivos. Se trata más bien de articular una reflexión que lleve a establecer unas premisas claras de cómo actuar en la información que entra y sale del centro.

El proceso de comunicación en el centro afecta a toda su actividad y es punto de vista determinante a la hora de realizar cualquier planificación. Sirva como ejemplo que el proceso evaluador es igualmente un proceso comunicativo y en función de cómo se contemple la naturaleza de esa comunicación se optará por unas herramientas que lo vehiculen. Si la comunicación que acontece en la evaluación es unidireccional, porque solo hubiera proceso de enseñanza y no de aprendizaje, por lógica se optará inevitablemente por herramientas que respondan a esa lógica.

Teniendo presente esta consideración, articular un proceso de comunicación completo en el centro acabará teniendo consecuencias en el proceso de enseñanza aprendizaje, si es que no parte tal plan de comunicación de una percepción y una prácticas diferentes de la evaluación.

Con estos colectivos el centro ha de manejar canales diferentes en función de los objetivos de lo que se quiera comunicar:

• Sitio web: Es el canal institucional de la comunicación. En él se publica toda la información oficia destinada a todo el centro educativo. Aquí se articulan los procesos institucionales: matrícula, horarios, tutorías, información didáctica.

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• Aula virtual: Es el canal de comunicación principalmente didáctico que el docente utiliza con sus alumnos en entornos que es necesario que sean protegidos.

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• Bitácora del centro: Si el sitio web articula la información institucional y administrativa, esta herramienta vehicula la información didáctica de tipo general: buenas prácticas educativas del centro, experiencias de formación del centro, actividades complementarias y extraescolares, biblioteca escolar (si no dispusiera de blog específico).

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• Bitácora de aula o del profesor: Instrumento comunicativo esencialmente didáctico. El centro debe tener un estilo que identifique las bitácoras de los docentes para dar coherencia comunicativa al estilo docente del centro.

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• Redes sociales corporativas: La información vía web es útil y completa en la mayor parte de los contextos, pero en situaciones de movilidad el canal de comunicación más adecuado es una red social. Las redes sociales permiten dan una información más ágil. Igualmente nos van a servir para difundir de forma más rápida y horizontal la información institucional (en sus diversos grados) del centro educativo.

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